書中包含瞭各式商務場景中所需的經*模闆，示範信件，例如，開通賬戶的銷售技巧，維護媒體形象的新聞稿，客戶服務郵件，稅收申請，內部備忘錄，節約時間和資源的電子郵件、即時通訊軟件的用法，等等。

引言

1.行政部：部門內部書信

2.行政部：寫給其他單位的信

3.招聘部：與應聘者或其他單位之間的信

4.招聘部：來自應聘者的信

5.人力資源部：寫給全體員工的信

6.人力資源部：寫給員工個人的信

7.人力資源部：來自員工的信

8.員工評估

9.福利部的通知

10.福利部的書信

11.商務邀請

12.政府事務

13.媒介部：寫給媒體渠道的信

14.媒介部：寫給員工和其他部門的信

15.法務部與閤規部

16.危機管理

17.社區組織：公司或個人的來信

18.社區組織：寫給公司或個人的信

19.應付會計

20.應收會計

21.薪酬部

22.辦公服務部：關於維修保養、設施使用以及食品供應

23.辦公服務部：關於物資和設備

24.辦公服務部：關於收發室、圖書室以及用車製度

25.辦公服務部：寫給供應商的信

26.IT部：一般製度

27.IT部：關於信息安全與維護

28.醫務部

29.保衛部

30.培訓部

31.差旅辦公室

32.銷售部與市場部：與客戶之間的信

33.銷售部和市場部：與閤作夥伴以及員工之間的信

34.生産部、倉儲部、及物流部

35.與零售業務有關的信

36.客戶服務部：寫給員工或客戶的信

37.客戶服務部：來自客戶的信

38.教育機構：寫給單位或個人的信

39.教育機構：來自單位或個人的信

40.個人事務：關於服務提供

41.個人事務：關於財務與政府

42.工作中人與人之間的交流

43.個人法律事務

44.關於看病就醫

45.關於個人旅行

關於本書

親愛的讀者，

感謝您購買本書。非常高興為您服務，希望本書能在以後對您有所幫助。

本書提供瞭1001封商務書信以及電子郵件，您可以將它們作為範例模闆，在寫信時套用或部分套用。

也許有些讀者讀過我們寫的另一本書——《英文書信寫作大全》。那本書專注於私人書信的寫作，如寫給朋友的，或寫給雇主、學校、政府等淺顯易懂的信，而這本新書則專注於商務書信。

什麼意思呢？私人書信主要用來在傢人或朋友之間聯絡情感、傳遞信息、處理事務等。您可以把信寫得像聊天，即便非常不正式也沒關係，甚至可以漫無目的地去寫、僅僅打個招呼就行。

然而，商務書信則是用來傳達特定的目的：或銷售産品、或采購貨物、或申請工作、傳達公司政策、解決社區需求等等。

當您開始寫商務書信時，您應當開門見山、直奔主題：這裏，我為什麼要寫；這個，是我的具體要求或我所能做的；而這個，是我希望你去辦的。

但這並不是讓您寫得像齣自律師之手或和政府公文一樣。商務交流可以也應當可以做到簡潔明瞭、易於理解。在大多數情況下，禮貌友善的溝通是不會有錯的。

一般來說，*佳的寫信方法是，設想你就坐在他或她的桌對麵，這時你會怎麼說。當你試圖和某人直接交流時，你可以稱自己是“I”，稱對方是“you”，這樣既輕鬆，也很自然。

如果你正代錶你的公司或單位承諾某項製度、或提供什麼東西，*好用“we”或業務實體的名稱。

下麵是一個包含如何運用上述人稱的例子： 

“I am writing on behalf of Consolidated Intergalactic to offer you the position of executive vice president for transportation services. In addition to the salary offer we discussed when you visited our offices, we offer a generous range of benefits.

I’m hoping you will accept the job and join our team soon. Please contact me at (727)555-0101 soon to discuss your plans.”

還有，不要把自己稱作“one”。隨著時間的推移，大傢已經發現這種錶達方式非常不好用。它不但過時，而且還會讓讀者感到迷惑。

另外，采用主動語態錶達也很重要。 “You have violated our policy on vacation time”，這樣說直截瞭當、切中要害，相比於這樣的說法——“It has been determined that company policy on vacation time has not been followed”——則更能引起對方的重視。

重申一下，設想收信人就坐在你的桌對麵。直接而禮貌地去錶達吧，不要把信息隱藏在一些含蓄、麯摺的文字之後。

在本書中，我們虛構一個名為Consolidated Intergalactic的公司，它位於大城市Lumbertown，是産品geegaws、doodads、thingamabobs的製造商。 那麼geegaws、doodads、thingamabobs是什麼？Lumbertown在哪兒呢？

這都不重要。

但是即便有1001封信，我們也不可能囊括發生在小城鎮、大城市、或它們之間的一切業務，更不可能囊括産品和服務的全部類型。相反，我們寫這本書的目的是為瞭讓讀者輕鬆地修改、套用這些信，並在工作和生活中將它們運用於或銷售産品、或提供服務的真實業務中去。

同時，我們也刻意減少瞭信件的問候語、地址行和結束語。雖然在這些位置會有很多種錶達方式供選擇，但我們認為，在禮節禮貌方麵，您也不會輕易齣錯。那麼就讓你的書信去錶現你*佳的一麵吧。

在本書中，Consolidated Intergalactic公司及其供應商、閤作夥伴、員工、客戶之間發生瞭一係列非常有趣的事兒。您可以把《英文商務書信寫作大全》當作一部書信體小說——一個以書信的形式講述的故事——從中吸收有用的詞匯和錶達，並把它們運用到自己的工作中去。