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內容簡介

　　現代辦公環境中，特彆是伴隨著電子文件的大量湧現，在外部環境與自身發展規律的雙重影響下，文件與文件工作呈現齣一係列新特點，麵臨諸多新挑戰。文件的種類、處理方式、管理理念與管理方法，文件工作的內涵外延、管理規則、組織形式，文件工作人員的知識結構和素質要求等都相應地發生瞭一係列變化乃至劇變。無論是理論研究人員還是實際工作人員，無論是機構領導還是一般工作人員，無論是行政管理人員還是業務人員，都必須瞭解和把握文件與文件工作的發展趨勢，研究新領域，拓展新思維，學習新知識，掌握新技能。無論專職負責還是間接介入，畢竟文件與文件工作是機構依法行政、開展業務活動的重要工具，具有全員參與和全程管理的特點。　　
　　對現代辦公環境中文件與文件工作的研究與探討，是現代文書學研究的邏輯起點，也是本教材的定位基點。總體而言，本教材具有前沿性、新穎性、實用性、生動性、互動性等諸多特點。

目錄

第一篇 現代辦公環境中的文件與文件工作

第一章 現代辦公環境中的文件傢族 3
第一節 文件的概念、特點與功能 4
第二節 公務文件的種類與稿本 9
第三節 文件生命周期理論 17

第二章 現代辦公環境中的文件工作 31
第一節 文件工作概述 32
第二節 文件工作的組織與管理 40
第三節 文件工作人員的培養 51
第四節 文件工作的發展趨勢 60

第三章 文件工作的基本規則 68
第一節 文件工作基本原則 69
第二節 行文要則 70
第三節 文件工作製度 74

第二篇 公文寫作規範與技巧

第四章 公文寫作要領導航 85
第一節 公文寫作目的與特點 86
第二節 公文寫作的基本步驟 88
第三節 公文寫作的基本要求 93

第五章 公文用語規範與技巧 103
第一節 公文文體特徵 104
第二節 公文錶達要求 108
第三節 公文修辭與專用詞語 114
第四節 公文常見要素的錶述方法 118

第六章 公文格式規範 124
第一節 公文格式的特點 125
第二節 公文格式要素及其編排規則 126
第三節 公文格式模闆設計 141

第七章 常用公文撰寫舉要 158
第一節 決議、決定、命令（令） 159
第二節 公告、通告、公報 168
第三節 意見、通知、批復 177
第四節 請示、報告、議案 196
第五節 通報、函 211
第六節 會議記錄、紀要、簡報 222

第三篇 OA平颱上的公文處理

第八章 公文處理概述 243
第一節 公文處理程序的特點 244
第二節 OA環境中的文件、檔案一體化管理 246
第三節 公文處理流程再造 250

第九章 公文處理流程 255
第一節 發文處理流程 256
第二節 收文處理流程 271
第三節 收發文管理環節 284
第四節 網絡環境中的公文流轉 289

第十章 辦畢文件的處置 297
第一節 辦畢文件的去與留 298
第二節 案捲級整理方法 304
第三節 文件級整理方法 310
第四節 “雙套製”歸檔 322

附錄1 黨政機關公文處理工作條例 328
附錄2 黨政機關公文格式 335
附錄3 歸檔文件整理規則 353
附錄4 電子文件歸檔與管理規範 356
附錄5 標點符號用法 364
附錄6 校對符號及其用法 390
參考文獻 394
關鍵術語索引 397

精彩書摘

第一篇 現代辦公環境中的文件與文件工作
第一章 現代辦公環境中的文件傢族
第一節 文件的概念、特點與功能
一、文件的概念
文件是社會組織或個人在各項活動中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。
在我國的理論著述和日常工作中，“文件”一詞常與“文書”“公文”通用。
從詞源上來看，“文書”一詞齣現最早，在《漢書·刑法誌》中有“文書盈於幾閣，典者不能遍睹”的記載；“公文”一詞最早見於《後漢書·劉陶傳》：“但更相告語，莫肯公文”；“文件”一詞齣現於清末，在《內閣屬官官製》中有“掌本閣公牘文件”的記載。有趣的是，上述記載針對的都是公務文件。
“文書”與“文件”是兩個十分相近的概念，其區彆主要源於詞源的産生曆史與約定俗成的使用慣例。我國清代以前沒有“文件”一詞，故常把曆史上形成的文件稱為“文書”，而多把當代形成的稱為“文件”（特彆是新型載體，如“電子文件”）；此外，由於“文書”一詞使用較早，因而産生齣一些引申含義，如可指代從事相關工作的人員，我國軍隊係統中至今仍沿用“文書”這種職業稱謂。
“公文”概念包含於“文件”概念之中。從形成者和使用範圍的角度來看，文件可分為公務文件（簡稱“公文”）與私人文件兩大類。公務文件指社會組織在公務活動中形成的具有法定效力和規範體式的憑證性信息記錄；私人文件指個人、傢庭、傢族在處理自身事務的活動中形成的信件、筆記、書稿、契約、證書、遺書、傢（族）譜等憑證性記錄材料。“公文”概念的提齣主要是為區彆於私人文件，無論國外還是國內，公文均是文件的主流。這也是文書學教材幾乎所有內容均圍繞公文展開的原因所在。
文件作為記錄的方式和管理的工具很早便産生於各國，不僅有公務文件和私人文件之分，現行文件與曆史文件之分，也有狹義文件和廣義文件之分。各國基於不同的視角對文件定義的錶述不盡相同，總體而言，可將其概括為廣義和狹義兩種定義類型。
（一）廣義型的文件定義
又稱為泛指型定義，文件的形成者不局限於特定的範疇，而是涵蓋瞭所有的公私機構、組織和個人；文件的外延覆蓋瞭文件的整個生命周期，既包括現行文件也包括已轉化為檔案的曆史文件；文件的類型和載體幾乎無所不包，錶述更為抽象、概括；文件定義的屬概念大多采用“信息”或“信息記錄”，突齣文件的信息屬性，將文件管理納入更為廣泛的信息管理領域。
國際檔案理事會《檔案術語詞典》（1984年）將文件界定為“機關、團體、組織或個人在履行其法定職責或業務事項處理過程中形成、收到並保存的信息記錄，不論其形式和載體如何”。我國最早倡導廣義文件概念的陳兆祦教授提齣（1987年）：文件是組織或個人在社會活動中，為瞭相互聯係、記載事物、處理事務、錶達意誌、交流情況而製作的，構成該項活動組成部分的記錄材料。
文件管理國際標準ISO15489將文件定義為“文件是機構或個人在業務往來過程中為履行法定義務形成、接收並保管的憑證和信息”。
“電子係統中文件真實性保障國際閤作研究項目”（InterPARES）將文件定義為：文件是由自然人或法人在實際工作中作為法律文書和工作副産品（生成、接收並為將來的活動或查考而保留）形成的任何記錄。
我國20世紀90年代以後齣版的一係列文書學教材和專著大多對文件給予瞭廣義的解釋：既包括現行文件，又包括轉化為檔案的曆史文件。但從研究的角度而言，研究對象大多針對文件傢族中最重要的組成部分——公務活動中産生的文件，即公文。
（二）狹義型的文件定義
又稱專指型定義，通常有兩種限定角度。
其一，專指公務文件，將文件的形成者限定為“政府部門”或“公共機構”，將私人文件排除在外；強調文件具有法律約束力，強調文件的“證據效力”或“行政效力”。此類定義多見於各國的文件或檔案法規中，美國《聯邦文件管理法》規定：文件是指美國政府各機關根據聯邦法律或在開展公務活動的過程中産生或接收的，或者由機構（或其閤法的繼承者）作為履行職能、開展業務活動或其他活動的證據，或者其本身有情報價值而予以保存或適於保存的，包括各種形式和載體的簿冊、證件、地圖、照片、機讀材料和其他記錄材料。我國國務院2000年頒布的《國傢行政機關公文處理辦法》規定：公文是指“行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書”。
其二，專指現行文件，將文件限定在整個文件生命周期中的第一階段，即發揮現行效用的階段，將其後續的檔案階段摒除在外。1993年齣版的《中國大百科全書·檔案學分冊》將文件界定為：“國傢機關、社會組織、企事業單位或個人在社會活動中為處理事務、交流信息而使用各種載體的文字、圖錶、聲像等記錄材料。它是人們社會交往的工具，也是檔案的前身。”
（三）文件概念的外文錶達
英語常用Record（s）、Document（s）錶示文件概念，強調“公文”概念時往往使用Public Records、Official Records、Commonwealth Records等，強調具有檔案屬性或價值時用Archival Records，強調現行文件時用Current Records，強調曆史文件時用Historical Records；法語、荷蘭語均寫為Document；意大利語、西班牙語均寫為Documento；德語用Dokument；俄語用документ；日語用ぶんしょ（文書）或こうぶんしょ（公文書）。
在現代辦公環境中，繼機讀文件（machine-readable records）之後，普遍使用電子文件（electronic records）的概念，或稱之為“數字文件”（digital records）。
二、公務文件的概念與特點
公務文件是文件傢族最重要的組成部分，公文的形成、處理、運轉和管理，構成瞭文書學研究的主綫，因此，認識和掌握公文的特點、功能和種類，對於學習和研究文書學而言，尤為重要。本書以下所有內容將聚焦於公務文件，即便是為照顧認知習慣、錶達習慣，或者適當保留一些文件中特定的、約定俗成的錶達方法而使用“文件”、“文書”一詞，所指內涵也均為公務文件，不再一一注明。
公務文件（簡稱“公文”）是社會組織或其領導人在公務活動中形成的具有法定效力和規範體式的憑證性信息記錄。公文具有下列區彆於圖書、情報、檔案等其他文獻形式的特殊屬性。
（一）由法定作者製發
法定作者指依法成立並能以自己的名義享有權利、承擔義務的社會組織（包括國傢機關、企業事業單位和人民團體）及其領導人。為證明公文作者的法定地位與身份，公文在發布時必須具備各種法定的生效標誌，如社會組織的印章或法定代錶人的簽署等，使得公文具有法定效力。
（二）具有法定權威性和現行效用
法定權威性是指公文在法定時間與空間範圍內，能夠對收文者的行為産生一定程度的強製性影響。公文的法定權威性，是由公文作者的法定地位及其權威性決定的。隻有處於法定地位的法定作者製發的公文，纔會在法定的時空範圍內具有權威性；也隻有具有法定權威性的公文，纔能保證公文的法定效力。需要說明的是，公文的這種法定的權威性錶現為對收文者的直接約束力，不僅是上級組織對下級組織的行文，下級組織對上級組織的行文也同樣具有約束力。
公文的現行效用是指公文在其內容所針對的現行公務活動中直接發揮實際效力，具有依據和憑證功能。實際上，公文的這一特點是其法定權威性的一種作用形式。這種現行效用錶現為一定的時間性，即公文在現行工作中，在特定的時間範圍內産生效力。這種效力雖然因具體文種不同而有所差異，但它是所有公文最本質的屬性，也是其區彆於檔案的重要標誌。
（三）公文具有規範體式和特定的處理程序
體式是文體與格式的總稱。公文的規範體式是指公文的文體與格式必須符閤國傢的統一規定。公文的規範體式是公文閤法性的象徵，充分體現並保障公文的嚴肅性、準確性和有效性，各類社會組織在撰製公文時必須遵守，不應各搞一套。
按照國傢的有關規定，收文和發文均有一定的處理程序，各環節皆有順序性和規範性，不得自行其是。例如：公文的製發必須嚴格履行與其效力等級相稱的處理程序。一般性公文，必須由領導人對文稿進行全麵審核並履行簽發手續纔能製發；規範類公文，則需要履行法定的生效程序。同樣，收文也必須履行公文處理的有關程序，纔能使其發揮效用。
三、公務文件的功能
公文的功能是指公文在公務活動中發揮的實際效力。公文産生、作用於公務活動，在各項管理活動中具有無可替代的功能。公文最大的優勢在於突破管理活動的地域、層次和時間的限製，更加準確、規範地傳遞管理指令及各種信息。
（一）公文的基本功能
公文的基本功能是：有效記錄、傳遞和存儲權威性、憑證性信息。錶現為兩個方麵。
1.管理的工具
製作公文的根本目的在於傳遞管理信息，公文製作者的主觀願望是將公文作為一種管理工具，可見公文首先是為管理活動服務的。無論是公文的內容，還是行文的規則，都是管理理論和原則的具體應用。因此，公文的首要功能是管理工具，與管理活動同步産生、運行，通過對公文管理活動的有效組織與控製，實施對管理活動的組織與控製。
2.溝通的手段
公文在上傳下達、左右溝通、實現管理工具效用的同時，在客觀上成為互聯互動、傳遞信息的溝通手段。公文作為信息載體的本原性，決定瞭它成為溝通手段的必然性。相當一部分公文可以在一定的範圍內，甚至在社會上公開傳遞，這在客觀上使公文成為社會組織之間、社會組織與民眾之間相互溝通的手段。
（二）公文的具體作用
公文的基本功能通過每一份具體文件在特定公務管理活動中發揮各自的作用得以實現。由於公文的內容不同，作用的領域不同，錶現形式亦不相同。
1.領導指導作用
具有領導及管理職能的社會組織，通過公文把黨和國傢的方針、政策，或係統、行業或機構的決策意圖和要求傳遞給收文者，達到統一思想、統一行動的領導指導作用。
2.行為規範作用
相當一部分公文，如全國或地方性的各種法律、法規和規章等，具有規範行為的作用。規範性公文一經製定、發布，在沒有修改和宣布作廢之前，在生效期間受國傢強製力保護，人人必須遵守，不得違反。
3.宣傳教育作用
為瞭保證黨和國傢的方針、政策、法律、法規的貫徹實施，各級社會組織經常製發一些旨在對乾部、職工或公眾進行思想教育的公文，以便共同提高認識。
4.公務聯係作用
公文除在上下級組織之間進行協調、溝通之外，還可以在平級和不相隸屬的組織之間交流信息、通報情況、商洽事務、取得配閤。可見，公文是各級機關組織溝通的紐帶，發揮著重要的聯係作用。
5.憑證依據作用
各種公文都反映瞭製發機關的意圖，具有重要的現行效用；收文單位都要以此作為工作的依據。此外，許多公文在完成瞭現行作用之後便轉化為檔案，作為曆史的真憑實據，供後人查考。可見，公文在其生命周期的各個階段，都在發揮著憑證作用。
需要說明的是，公文的上述具體作用並不是孤立的，而是相互依存、彼此聯係的。一般情況下，一篇公文往往同時具有幾個方麵的作用，從不同方麵顯示齣公文的基本功能。

前言/序言

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