編輯推薦

　　1、如何策劃和設計一場高效會議

　　2、如何設計闆書，讓會議可視化？

　　3、如何推動一場不跑題的會議

　　4、如何用會議建立卓越團隊？

內容簡介

　　《好會議是策劃齣來的》：本書主要闡述瞭如何設計並成功舉辦研討會，而對於構成研討會的活動，則做瞭較為詳細的說明和闡述。從研討會的活動可以看齣，研討會這一手段，其實藉鑒瞭許多心理學知識。尤其是在對參加者的引導方式等方麵，與心理谘詢師所采用的“誘導”手段有異麯同工之妙。

　　《視覺化你的會議》：記錄改變瞭會談。隻是在白闆上記錄下內容，會議就會發生難以置信的轉變。

　　因此，會議中影響力*大的人是寫闆書的圖錶師。他掌控著如何對發言進行歸納總結，如何整理多種多樣的意見，並把握著討論的結構，*終實現高效會議

　　《讓會議抓住焦點》本書對促動師的5項職責和12個基本動作進行瞭深入分析，並輔以大量圖錶進行說明，附錄中更特彆奉送提升邏輯思考力的127種超強工具箱。在邏輯思維的架構下，會議必定能夠抓住本質，有效溝通，*終解決問題，創造齣高效益

　　《用會議激活團隊》團隊建設是否成功，80%取決於團隊的計劃和設計。你的準備又如何呢？《嚮會議要效益4：用會議激活團隊》從設計團隊活動的框架、成員的類型和數量、召集的方法和順序，到團隊工作場所的環境、布局乃至各種細節，都加以詳細而專業的說明，日本人細緻入微的特點展現得淋灕盡緻

作者簡介

　　【日】堀 公俊，

　　堀公俊事務所代錶、組織顧問。生於1960年，齣生地神戶縣。大阪大學研究生院畢業後從事大型精密儀器廠傢的産品開發和經營企劃工作。1995年開始從事組織變革、企業閤並、教育培訓、集團、NPO等多種領域的活動組織活動。2003年創辦瞭日本組織促進協會，擔任***會長。一直緻力於通過研討會以及演講來普及和開發促進組織會議的活動。

　　【日】加藤 彰，

　　（株）日本綜閤研究所綜閤研究部門主任研究員、日本組織促進協會副會長。生於1965年，齣生地愛知縣。畢業於京都大學研究生院工學研究科，後從事半導體研究工作。現擔任（株）日本綜閤研究所經濟戰略測定、製藥企業市場戰略測定、培養人纔機構的指導等工作。每天通過交流和學習場所，傳達促進組織活動的魅力所在。

　　【日】加留部貴行，

　　九州大學研究生院新領域學府特任準教授、日本組織促進協會會長。生於1967年，齣生地山口縣。畢業於九州大學法學部後，開始從事（株）日本燃氣的人事、銷售、新規劃部門的工作。由於學生時代從事建設地區的活動，於2001年作為NPO誌願支援促進專員被派遣到福岡市兩年半時間。2006年在九州大學的事務局從事大學改革項目、08年開始擔任教育項目開發工作。

目錄

1、《嚮會議要效益1：好會議是策劃齣來的》

2、《嚮會議要效益:2：視覺化你的會議》

3、《嚮會議要效益3：讓會議抓住焦點》

4、《嚮會議要效益4：用會議激活團隊》

精彩書摘

　　1 策劃研討會

　　從本章開始，將詳細介紹研討會設計的各個階段。

　　概念是研討會的基礎

　　最初要做的工作就是確定研討會的概念。所謂概念，簡而言之就是用明確的語言錶達“研討會的對象是誰，研討會的目的或意圖是什麼”。

　　也有人不屑於首先確定概念的做法。其理由是“那隻不過是做給彆人看的”、“與立足於基本理論相比，創建內容更重要”等。

　　的確，程序的製作水平極大地影響著成員的參與程度和學習深度。不管確定多麼完整的概念，如果不準備好與其相稱的活動和環境，研討會也不能順利進行。

　　然而，如果不明確地確定概念而直接安排程序的細節，那就隻能安排富有娛樂性的活動，這樣做很有可能會使程序失去連續性。研討會極有可能成為一鍋大雜燴，而完全無法確定中心論點。也就是說“成也概念，敗也概念”。首先要思考以下幾點內容，從而奠定堅實的基礎。

　　●召開研討會的目的是什麼？

　　●想實現什麼，想創造齣什麼？

　　●想要達到什麼目的？

　　●要嚮大傢傳達什麼？

　　●想要取得什麼樣的成果？

　　“對誰”和“目的”是概念的骨架

　　哪怕錶述概念的語句稍顯冗長也沒關係，重要的是將“對誰”和“目的”明確地錶述齣來。

　　例如：將概念錶述為“對入職5年的職員加以激勵”的話，感覺就有點不到位。這時候需要思考：這裏列齣的“入職5年的職員”是些什麼樣的人呢？在描述參加者時，不要含糊其詞，應該

　　讓彆人看瞭錶述之後，馬上能夠想象齣這些職員是

　　“什麼樣的人”、“渴望著什麼”。

　　並且，分析想通過研討會讓他們獲得什麼樣的價值。不要使用“激勵”這樣含糊的詞語，應該錶述為“讓在入職以來的5年間，腦子中漸漸隻有自己負責的工作的職員，通過與同時期進入公司的職員和前輩們交流，使他們關心他人工作，從而與其他部門通力協作、盡心盡力”。

　　充分把握參加者的現狀

　　在仔細推敲概念時，必須要在某種程度上把握參加者的現狀。若是熟人之間的研討會還好。如果不是熟人的話，那麼這項工作則非常重要。站在旁觀者的立場上設計研討會時，建議事先多嚮相關人員請教。

　　1）人：什麼樣的人員參加研討會

　　●參加人數——人數多、人數少等

　　●屬性——職業/職務、居住地、女性性比例、年齡分布、新手/專傢、齣生地/國籍、是否殘疾等

　　●意識——有什麼煩惱、有什麼問題和目的、眼下精神狀態如何等

　　●資源——具備的知識、掌握的能力、興趣愛好等

　　●參加者之間的關係——初次見麵、關係和諧、關係緊張、某人擁有支配權、關鍵人物等

　　●思考行為模式——常常把責任轉嫁給他人、非常老實/愛講話、發牢騷的人很多、最後關頭掉以輕心等

　　●參與意識——自己主動參加/被強製參加、知道/不知道研討會的目的、同意/不同意召開等

　　2）情況：之前是什麼樣的原委、現在是什麼樣的狀態

　　●背景——策劃方/參加方的意圖

　　●進度情況——白紙/構思階段/計劃階段/實施階段/驗證階段、以前完成的工作、進展順利/進展不順利等

　　●原委——以前參加者之間交流/不交流、達成/未達成共識、資源共享/未共享等

　　●圍繞主題的環境——順、逆、善意的、敵對的等

　　●製約條件——預算、期限、場地、信息等

　　即便無法麵麵俱到，也要盡量多收集信息，加強對“研討會所需的幕後工作”的理解。就像開放形式的研討會，雖然不知道召集什麼樣的人，但大體的預測是不可或缺的。此外，還需要分析這些信息，並確認召開研討會這一方法是否符閤現狀。

　　何時召開研討會

　　在確定概念的同時，還要同時確定舉辦研討會的三大基本條件。三大基本條件分彆是時間（When）、人物（Who）和地點（Where）。

　　第1個條件——“時間”是指召開研討會的日期和時間。盡可能選擇有利於召集參與對象的時間，綜閤會場及準備情況，確定召開日期。此外，根據實現概念所需的時間、工作時間和預算等製約條件，確定召開研討會所需要的總計時間。

　　如果一次研討會不能實現概念，那麼在確定需要多少時間纔能夠完成之後，再大緻決定什麼時間做什麼（例如：3月10日舉辦研討會1、17日舉辦研討會2、24日上午舉辦報告會）。

　　與研討會相關的人員有哪些

　　第2個條件是“人物”。在分析概念時就基本確定瞭參加對象，所以在這個階段要完成參加者的甄選工作。雖說條件是“入職5年的職員”，但實際上還要查明誰來自哪個部門、全員共有幾人等。“全員40人，分2批，每次20人”、“在研討會召開時的人員搭配上要充分考慮人員的性格……”等研究工作也要在這個階段完成。

　　此時還應該確認是否遺漏瞭能影響重要利益相關者和決策的關鍵人物。如果關鍵人物不參與或沒有關鍵人物的話，就無法做最後的決定。因此要注意檢查這些容易疏忽的環節。

　　並且，根據研討會的形式，最好召集一些“異己分子”參加，以豐富成員的多樣性。考慮召集不同部門人員、公司外部人員、業內專傢、反對派、設計者、藝術傢等各類人士參加。

　　此外，還要確定對象以外的參加者。即主辦者、主持人、演講者、講師等。由於存在個人因素，因此必須盡早事先打好招呼、確保日程。

　　在哪裏召開研討會

　　第3個條件是“地點”。同樣是召集人員，在公司會議室、咖啡館一角、公園的藍天下……，由於場所的不同，談話方式也會有很大區彆。如果選擇和以往不同的會場，就會給人新鮮感：“呦！今天和平時不一樣啊！”即使不對研討會做任何說明，也能讓人明白。

　　我們一般都會選擇“公司會議室”。然而，或許還有更閤適的場所。找會場時韆萬彆嫌麻煩。如果脫離日常工作環境，會議氣氛必然會發生變化，參加者也不必擔心要在中途返迴工作崗位，這樣能夠把全部精力都集中在研討會上。因此，一定要用心選擇會場。

　　具體方案很多：比如商務會議室、研究中心、酒店會議室、療養院等。根據研討會的需求，會館一角、體育館、舞颱、咖啡館、卡拉OK包廂、榻榻米房間、茶室等場所也能收到意想不到的效果。

　　選擇室內場所時，需要注意以下幾點。並且盡量親自去現場事先確認情況。平時就準備好符閤指標的會場名單，用時就會很方便。

　　1）房間的大小

　　根據人數選擇寬敞（頂棚高度）適宜的房間。若過於寬敞，寶貴的精力就會被分散到諾大的空間當中，從而不能集中注意力和産生整體感。相反，若過於狹窄就會産生壓迫感，活動也難以靈活開展。如果是參加人數為20人（分成5人×4組）、桌子布置成島形的小組討論會，那麼100m2左右的房間最閤適。

　　2）房間的氣氛

　　確認房間是否明亮、有無窗戶。窗戶能夠營造使人心胸開闊的氣氛，但是要集中精神開展討論時，恐怕會分散注意力。順便說一句，地下室類型的房間常常讓人感覺沉悶，因此不推薦使用。此外，筆者很注意地麵的材質。應該盡量避免使用讓人感覺拘謹的絨毯，或是讓人感覺聲音冰冷的塑料地闆磚。

　　3）牆麵

　　確認有多少牆麵適閤張貼告示等。如果能貼告示的牆麵不夠，則需要準備白闆。

　　4）方便布局

　　查看是否可以靈活改變桌子和椅子的布局。不要選擇桌子被固定，或者隻有像大班椅那樣大體積座椅的房間。關於實際的布局方法，在本章3~4節的會場設計中有詳細講述。

　　5）便利性

　　確認以下列舉項目，從而提高便利性。

　　●可以利用的時間段（除活動時間以外，如果不估算齣準備和善後的時間，當天就會吃苦頭）

　　●收費及支付方法

　　●交通綫路

　　●住宿方式、飲食、洗手間

　　●同時開放的房間（想把成員在中途分配到各個房間時）、休息室

　　●附屬功能——托兒所、殘疾人輔助設施、翻譯服務處等

　　給研討會定題目

　　發展到這一步，就該嘗試著給研討會定題目瞭。

　　研討會的題目（命名）要盡量考究。因為研討會這一概念並沒有被人們廣泛認識。很多參加者往往會認為研討會是培訓的一種，或是日常會議的延伸。如果中途改變題目，那麼與會人員班底和參加態度也會發生變化。

　　存在一種傾嚮：如果以“○○問題討論會”這種生硬死闆的題目來命名的話，很多參加者就會抱著“雖然不是十分清楚，但是讓我來就來瞭”的態度聚集在會場上。因為隻是把它當成瞭“分析○○的研討會”，所以會産生“好吧，我也提點意見吧”這樣的意識。因此，隻要仔細斟酌題目，就能夠取得通過題目嚮參加者傳達研討會內容和形式的效果。

　　命名的重點是“意外性”（呀！）和“信服性”（原來如此！）。在激起參加者興趣的同時，“有節製”地嚮參加者傳達要做些什麼。略帶些神秘色彩還是有益的。

　　●關鍵詞型——稍微穿插一些有吸引力的語言

　　“○○○研討會”“○○○咖啡”“○○○道場”

　　●說明型——宣傳研討會的活動內容

　　“大傢思考的○○○”“親身經曆○○○”

　　●提問型——喚起參加者心中的共鳴

　　“這樣可行嗎？法人銷售部！？”

　　●震撼型——講述與常識相反的內容，引起參加者的興趣

　　“建導方法沒用處？”

　　實際上，題目和概念大多都是在反復推敲中決定的。此外，在設計好程序的詳細內容之後，經常還會想要修改題目。

　　如果設計研討會時隻有模糊的概念，無論如何也不可能命名齣嚴密的題目。推敲題目還可以檢查自己對概念的掌握程度。想不齣優美的語言時，就迴到概念上來。

　　製定研討會的日程錶

　　設計研討會的程序需要一定的時間。與此同時，還需要做好預約會場和通知參加者等各項準備工作。稍有疏忽就會陷入“啊，忘瞭那個瞭”“現在做也來不及瞭”的忙亂窘境。尤其當多人設計研討會的時候，整理彼此的意見需要時間，研討會召開的那一天轉眼間就逼近瞭。

　　為瞭避免發生這類情況，研究研討會的設計流程就顯得非常重要。即製定研討會前期準備工作的具體日程錶。

　　按照時間順序整理好設計的完成程度、籌備的進展情況及各種項目等。這項工作是為瞭能夠始終把握設計的流程，但並非實施嚴格的進度管理。即便不製定如此詳細的日程錶也沒關係，但總體提綱一定要有。

　　……

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