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編輯推薦

　　《行政辦公管理實用必備全書》——知名人力資源管理專傢經驗之談
　　本書的兩位作者都是人力資源管理方麵的專傢，有著多年的人力資源從業經曆，對行政辦公管理和人力資源有著豐富的經驗和獨到的見解。
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內容簡介

　　《行政辦公管理實用必備全書》從行政辦公管理基礎工作、實務操作和公文寫作三方麵全方位總結瞭企業行政幫管理全新的流程、製度和錶格，使整個行政管理體係完整清晰地呈現在瞭讀者眼前。

　　此外，本書選取的都是行政辦公人員在日常工作中較為常見的管理問題，將全新的管理理念和辦法貫穿其中，為相關從業人員提供瞭係統的操作指南。

作者簡介

　　江曉興，中國人力資源心理學實務領域領軍人物，美國人力資源管理心理學協會中國首席專傢團成員，HRPC?人力資源心理學專業學院首席導師，GPT國際注冊團體心理培訓師認證導師，MPTT國際注冊管理心理培訓師認證導師，EAPC國際注冊心理資本開發谘詢師認證導師，PPC中國心理績效人力資源谘詢的開創者，CMC國際注冊管理谘詢師。

　　戴一光，HRPC人力資源心理學實務專業學院簽約人力資源講師閤夥人，HRPC?高級人力資源經理實務班明星講師，名師會（mingshihui.org）優秀講師學員。21年人力資源從業經曆，曆經生産製造、IT、酒店服務、體育俱樂部等眾多行業，服務過國企、閤資和民營等多傢企業，擔任過行政主管、人事經理、副廠長、總監、總經理等職位，對行政工作和人力資源各大模塊擁有豐富的經驗和獨到的理解。

目錄

第一篇　行政管理基礎篇　
第一章　行政組織結構設計
第一節　行政組織結構設計的原則與重點
第二節　常見的行政組織結構形態與形式
第三節　行政組織結構設計的程序
第四節　行政組織結構設置範本
第二章　行政部門職權與職位說明
第一節　行政部門職權範本
第二節　行政總監職位說明
第三節　行政經理職位說明
第四節　行政主管職位說明
第五節　行政助理職位說明
第六節　行政秘書職位說明
第七節　辦公室主任職位說明
第八節　總務後勤主管職位說明
第九節　公關主管職位說明
第三章　行政人員管理工作指導
第一節　行政人員的配置
第二節　行政人員的基本素質
第三節　行政人員的管理

第二篇　行政管理實務篇　
第四章　行政經費管理
第一節　行政經費預算管理
第二節　行政經費控製管理
第五章　行政日常管理
第一節　文書管理
第二節　檔案管理
第三節　印章　管理
第四節　會議與會務管理
第五節　財産物資管理
第六節　齣差管理
第六章　行政後勤及安全管理
第一節　車輛管理
第二節　安全與衛生管理
第七章　行政公關管理
第一節　公關管理
第二節　接待宴請管理

第三篇　行政公文寫作篇　
第八章　辦公事務類文書寫作範本
第一節　計劃的寫作要點與範本
第二節　總結的寫作要點與範本
第三節　報告的寫作要點與範本
第四節　述職報告的寫作要點與範本
第九章　行政公務類文書寫作範本
第一節　通知的寫作要點與範本
第二節　通報的寫作要點與範本
第三節　通告的寫作要點與範本
第四節　公告的寫作要點與範本
第五節　請示的寫作要點與範本
第六節　批復的寫作要點與範本
第七節　函的寫作要點與範本
第八節　會議紀要的寫作要點與範本
第十章　規章　類文書寫作範本
第一節　章　程的寫作要點與範本
第二節　製度的寫作要點與範本
第三節　規定的寫作要點與範本
第四節　細則的寫作要點與範本
第五節　辦法的寫作要點與範本

精彩書摘

　　第一章行政組織結構設計
　　第一節行政組織結構設計的原則與重點

　　一、組織結構設計的基本原則
　　（一）戰略導嚮原則
　　組織是實現組織戰略目標的有機載體，組織的結構、體係、過程、文化等均是為完成組織戰略目標服務的，達成戰略目標是組織設計的最終目的。組織應通過組織結構的完善，使每個人在實現組織目標的過程中做齣更大的貢獻。
　　（二）適度超前原則
　　組織結構設計應綜閤考慮組織的內、外部環境，組織的理念與文化價值觀，組織的當前以及未來的發展戰略等，以適應的組織現實狀況。並且，隨著企業的成長與發展，組織結構應有一定的拓展空間。
　　（三）係統優化原則
　　現代組織是一個開放係統，組織中的人、財、物與外界環境頻繁交流，聯係緊密，需要開放型的組織係統，以提高對環境的適應能力和應變能力。因此，組織機構應與組織目標相適應。組織設計應簡化流程，有利於信息暢通、決策迅速、部門協調；充分考慮交叉業務活動的統一協調和過程管理的整體性。
　　（四）有效管理幅度與閤理管理層次的原則
　　管理層級與管理幅度的設置受到組織規模的製約，在組織規模一定的情況下，管理幅度越大，管理層次越少。管理層級的設計應在有效控製的前提下盡量減少管理層級，精簡編製，促進信息流通，實現組織扁平化。
　　其中，管理幅度受主管直接有效地指揮、監督部屬能力的限製。管理幅度的設計沒有一定的標準，要具體問題具體分析，粗略地講，高層管理幅度3～6人較為閤適，中層管理5～9人較為閤適，低層管理幅度7～15人較為閤適。
　　影響管理幅度設定的主要因素如下：
　　1�痹憊さ乃刂省�
　　主管及其部屬能力強、學曆高、經驗豐富者，可以加大控製麵，管理幅度可加大；反之，應小一些。
　　2�憊低ǖ某潭取�
　　組織目標、決策製度、命令可迅速而有效地傳達，渠道暢通，管理幅度可加大；反之，應小一些。
　　3�敝拔竦哪諶蕁�
　　工作性質較為單純、較標準者，可擴大控製的層麵。
　　4�斃�調工作量。
　　利用幕僚機構及專員作為溝通協調者，可以擴大控製的層麵。
　　5�弊紛倏刂啤�
　　設有良好、徹底、客觀的追蹤執行工具、機構、人員及程序者，可以擴大控製的層麵。
　　6�弊櫓�文化。
　　具有追根究底的風氣與良好的企業文化背景的公司也可以擴大控製的層麵。
　　7�鋇賾螄嘟�性。
　　所轄的地域近，可擴大管理控製的層麵，地域遠則縮小管理控製的層麵。
　　（五）責權利對等原則
　　責權利相互對等，是組織正常運行的基本要求。權責不對等對組織危害極大，有權無責容易齣現瞎指揮的現象；有責無權會嚴重挫傷員工的積極性，也不利於人纔的培養。因此，在結構設計時應著重強調職責和權利的設置，使公司能夠做到職責明確、權力對等、分配公平。
　　（六）職能專業化原則
　　公司整體目標的實現需要完成多種職能工作，應充分考慮專業化分工與團隊協作。特彆是對於以事業發展、提高效率、監督控製為首要任務的業務活動，以此原則為主，進行部門劃分和權限分配。當然，公司的整體行為並不是孤立的，各職能部門應做到既分工明確，又協調一緻。
　　（七）穩定性與適應性相結閤的原則
　　首先，企業組織結構必須具有一定的穩定性，這樣可使組織中的每個人工作相對穩定，相互之間的關係也相對穩定，這是企業能正常開展生産經營的必要條件，如果組織結構朝令夕改，必然造成職責不清的局麵。其次，企業組織結構又必須具有一定的適應性。由於企業的外部環境和內部條件是在不斷變化的，如果組織結構、組織職責不注意適應這種變化，企業就缺乏生命力、缺乏經營活力。因此，企業應該根據行業特點、生産規模、專業技術復雜程度、專業化水平、市場需求和服務對象的變化、經濟體製的改革需求等進行相應的動態調整。企業應該強調並貫徹這一原則，應在保持穩定性的基礎上進一步加強和提高組織結構的適應性。
　　（八）集權與分權相結閤的原則
　　企業組織設計時，既要有必要的權力集中，又要有必要的權力分散，兩者不可偏廢。集權是大生産的客觀要求，它有利於保證企業的統一領導和指揮，有利於人力、物力、財力的閤理分配和使用。而分權是調動下級積極性、主動性的必要組織條件。閤理分權有利於基層根據實際情況迅速而正確地做齣決策，也有利於上層領導擺脫日常事務，集中精力抓重大問題。因此，集權與分權是相輔相成的，是矛盾的統一。沒有絕對的集權，也沒有絕對的分權。企業在確定內部上下級管理權力分工時，主要應考慮的因素有：企業規模的大小，企業生産技術特點，各項專業工作的性質，各單位的管理水平和人員素質的要求等。
　　二、組織結構設計的重點
　　進行組織結構設計應把握以下重點：
　　1�弊櫓�的目標，使組織內部各部門在公司整體經營目標下，充分發揮能力以達成各自目標，從而促進公司整體目標的實現。
　　2�弊櫓�的成長，考慮公司的業績、經營狀況與持續成長。
　　3�弊櫓�的穩定，隨著公司的成長，逐步調整組織結構是必要的，但經常的組織、權責、程序變更會動搖員工的信心，産生離心力，因此應該保證組織的相對穩定。
　　4�弊櫓�的精簡，組織機構精簡、人員精乾有助於資源的閤理配置，實現工作的高效率。
　　5�弊櫓�的彈性，主要指部門結構和職位具有一定的彈性，既能保持正常狀況下的基本形式，又能適應內、外部各種環境條件的變化。
　　6�弊櫓�的分工協作，隻有各部門之間以及部門個人之間的工作能協調配閤，纔能實現本部門目標，同時保證整個組織目標的實現。
　　7�敝富擁耐騁恍裕�工作中的多頭指揮使下屬無所適從，容易造成混亂的局麵。
　　8�比ㄔ鸕拿魅沸裕�權力或職責不清將使工作發生重復或遺漏、推諉現象，這樣將導緻員工挫摺感的産生，造成工作消極的局麵。
　　9�綳鞽痰鬧貧然�、標準化與程序化，明確的製度與標準作業以及工作的程序化可縮短摸索的時間，提高工作的效率。

　　第二節常見的行政組織結構形態與形式

　　一、行政組織結構形態
　　一個組織，除瞭有形的物質要素外，在各個構成部分之間，實際上還存在著一些相對穩定的關係，即縱嚮的等級關係及其溝通關係，橫嚮的分工協作關係及其溝通關係，這種關係構成瞭無形的構造——組織形態。
　　企業組織形態取決於管理層次和管理幅度。管理層次是指組織內部縱嚮管理係統所劃分的等級數。管理幅度是指管理層次中，主管能夠直接有效地指揮和監督的下屬的數量。管理層次與管理幅度的反比關係決定瞭兩種基本的管理組織結構形態：扁平結構形態和錐形結構形態。
　　1�北餛澆峁剮翁�。扁平結構形態是指組織規模已定，管理幅度較大而管理層次較少的一種組織結構形態。由於管理層次少，更有利於縮短上下級之間的距離，加快信息傳遞速度，使下屬擁有較多的自主性；同時因為管理人員減少，降低瞭企業的成本開支。但是由於上級所管理的下屬人數較多，控製較鬆，容易失控；同時，同級之間的溝通比較睏難，影響信息的及時利用。
　　2�弊緞謂峁剮翁�。錐形結構形態是指管理幅度較小而管理層次較多形成的高、尖、細的金字塔式結構。在錐形的結構形態中，上級能給予下級更多的指導，上下級之間溝通方便。但是上級對下級的控製過於嚴密，遏製瞭下屬的積極性；而過多的管理層次不但增加瞭過多的管理人員，使管理成本上升，也延長瞭組織中的等級鏈，使信息溝通的環節增多，從而加大瞭信息失真的可能性。
　　二、行政組織結構形式
　　（一）直綫製
　　直綫製是一種最早的也是最簡單的組織結構形式，從企業最高管理層到最低層以垂直係統建立各級機構，各級領導者執行統一指揮的管理職能，不設專門的職能機構，這種組織形式就是直綫製組織結構。
　　直綫製組織結構圖
　　1�庇諾恪＝峁辜蚧�，權力集中，命令統一，決策迅速，責任明確。
　　2�比鋇恪Ｃ揮兄澳芑�構和職能人員當領導的助手。在規模較大、管理比較復雜的企業中，主管人員難以具備足夠的知識和精力來勝任全麵的管理，因而不能適應日益復雜的管理需要。
　　3�筆視梅段В褐皇視糜詮婺＝閑。�生産技術比較簡單的企業。
　　（二）職能製
　　職能製是各級領導之下，按專業分工設置職能部門的一種組織結構形式。各職能部門在自己業務範圍內有權嚮下級發布命令或下達指示，下級既要服從上級領導的指揮，也要聽從上級職能部門的命令。
　　職能製組織結構圖
　　1�庇諾悖耗蓯視ο執�化工業企業生産技術比較復雜，管理工作比較精細的特點；能充分發揮職能機構的專業管理作用，減輕直綫領導人員的工作負擔。
　　2�比鋇悖悍漣�瞭必要的集中領導和統一指揮，形成瞭多頭領導；不利於責任製的建立和完善，容易造成紀律鬆弛，生産管理秩序混亂，無法達到各部門的通力閤作。
　　3�筆視梅段В菏視糜詮婺＝閑。�生産技術比較簡單的企業。
　　（三）直綫職能製
　　直綫職能製也叫生産區域製，或直綫參謀製。它是在直綫製和職能製的基礎上，取長補短，吸取這兩種形式的優點而建立起來的。這種組織結構形式是把企業管理機構和人員分為兩類，一類是直綫領導機構和人員，按命令統一原則對各級組織行使指揮權；另一類是職能機構和人員，按專業化原則，從事組織的各項職能管理工作。直綫領導機構和人員在自己的職責範圍內有一定的決定權和對所屬下級的指揮權，並對自己部門的工作負全部責任。而職能機構和人員則是直綫指揮人員的參謀，不能對直接部門發號施令，隻能進行業務指導。
　　直綫職能式組織結構圖
　　1�庇諾悖杭缺Ｖち似笠倒芾硤逑檔募�中統一，又可以在各級行政負責人的領導下，充分發揮各專業管理機構的作用。
　　2�比鋇悖褐澳懿棵胖�間的協作和配閤性較差，容易産生脫節和矛盾，辦事效率低。
　　3�筆視梅段В菏視梅段Ы瞎悖�許多企業目前都采用的形式。
　　……

前言/序言

　　企業要發展，要做大，就必須樹立全新的發展理念，建立高效的管理運行機製，從而最大限度地發揮企業人力、物力、財力優勢，在激烈的市場競爭中立於不敗之地。而行政辦公管理工作涉及企業未來發展的戰略規劃，涉及企業內部上上下下、裏裏外外的溝通和協調，涉及企業的全部運作管理過程，涉及每個員工的切身利益。因此，行政辦公管理是企業發展壯大的一個重要環節，起著橋梁和樞紐的作用，可以說是企業的中樞神經係統。它對於增強企業活力和提高企業效益具有重要意義。
　　本書從行政辦公人員的實際崗位齣發，選取瞭行政辦公人員在日常工作中最為常見的管理問題，藉鑒吸收最新的管理理念和方法，以規範化、步驟化、人性化的方式為工作的標準化、現代化提供瞭係統的操作指南。
　　本書分為三篇，分彆從行政辦公管理基礎工作、實務操作和公文寫作三個方麵闡述，全方位總結企業行政辦公管理最新的流程、製度和錶格等，使整個行政管理體係完整清晰地呈現在讀者的眼前。第一篇對行政辦公管理所要進行的一些基礎工作進行瞭係統介紹，內容包括：行政組織結構設計、行政部門職權與職位說明、行政人員管理三部分。第二篇主要對行政辦公管理工作所涵蓋的實務工作的工作流程、規範化操作、管理工具等進行瞭介紹，內容包括：行政經費管理、行政日常管理、行政後勤及安全管理、行政公關管理四部分。第三篇主要是針對行政辦公管理工作需要進行大量文字處理的特點，為廣大讀者提供瞭日常工作中常見的公文的寫作要點與範本，內容包括：辦公事務類文書寫作、行政公務類文書寫作、規章類文書寫作三部分。
　　本書是一本實用性很強的行政辦公管理工具書。一個個具體規範的流程圖、製度文本、公文範本、圖錶使讀者可以方便地查用，在最短時間內規範地完成行政管理相關工作的製定和決策，從而大大地提高工作效率。
　　由於管理工作的日新月異，企業需要隨著社會的發展而發展，我們在力保本書具備實用性的同時，也注意緊跟時代潮流。由於作者水平所限，書中難免存在疏漏之處，敬請廣大讀者提齣寶貴意見。

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